In wenigen Minuten: eine überzeugende out of office Mail auf Englisch schreiben (inkl. Vorlagen)

Eine out of office Mail auf Englisch zu schreiben klingt super einfach – bis du selbst davor sitzt. Plötzlich denkst du über alles nach. Solltest du erwähnen, warum du nicht erreichbar bist? Ist die Grammatik korrekt? Klingt deine Version zu formell oder zu locker? Damit du dir nicht den Kopf zerbrichst, habe ich ein paar einfache Tipps für dich zusammengestellt – und praktische Copy-and-Paste-Vorlagen, die du in wenigen Sekunden personalisieren kannst.

Viele Menschen suchen übrigens nach einer Abwesenheitsnotiz auf Englisch, wenn sie eigentlich eine out of office Mail meinen. Und falls du dich fragst, ob man out-of-office, out of office oder out of the office schreibt – die Antwort ist: Es ist kompliziert.

Im deutschen Sprachgebrauch hat sich ganz klar die Schreibweise out of office ohne Bindestriche durchgesetzt. Genau so sieht man es in Stellenanzeigen, internen Leitfäden, E-Mail-Systemen und auch in der alltäglichen Kommunikation in Unternehmen.

In den englischen Beispielen verwende ich dagegen die korrekte Form out-of-office (mit Bindestrichen). Das ist im Englischen die saubere grammatische Variante, wenn es um die automatische Antwort geht. Beide Schreibweisen sind also richtig – jede in ihrem passenden Kontext.

Übrigens – streng genommen bezeichnet „out-of-office“ die automatische Antwort, während „out of the office“ ein ganz normaler Ausdruck ist, um zu sagen, dass jemand nicht im Büro ist. (Für die Grammatik-Nerds: Das eine ist ein zusammengesetztes Adjektiv, das andere eine Präpositionalphrase.)

Zur Verwirrung trägt bei, dass Microsoft in der Dokumentation „out of office“ ohne Bindestriche verwendet. Ich ignoriere Microsoft an dieser Stelle und halte mich wie gesagt im englischen Text an die korrekte Schreibweise: out-of-office.

Tipp 1 – Verwende ein klares Datumsformat

Wusstest du, dass in den USA und im UK unterschiedliche Datumsformate verwendet werden? Im UK wird dasselbe Format wie in Deutschland benutzt: TT/MM/JJJJ – allerdings mit einem Schrägstrich statt eines Punktes. In den USA werden Tag und Monat vertauscht.

Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, schreib das Datum am besten aus – also den Monat als Wort statt als Zahl. Mach dir keine Sorgen darüber, ob du einen Punkt oder einen Schrägstrich nutzt oder ob June 2, 2026, 2 June 2026 oder 2nd June „richtiger“ ist. Für eine out of office Mail auf Englisch ist alles völlig in Ordnung. Wenn du tiefer einsteigen möchtest, findest du hier einen guten Überblick – inklusive Datumsformaten weiterer englischsprachiger Länder.

Bleib im Stil deines Unternehmens

Versuch, denselben Ton zu treffen, den dein Unternehmen auch sonst in der Kommunikation nutzt. Ein IT-Startup schreibt anders als ein Finanzinstitut. Schau auch nach, ob es bereits eine empfohlene out of office Vorlage oder Style-Guidelines gibt. Unsicher, wie du die Mail anreden sollst? Schau dir meinen Beitrag zu den richtigen englischen Anreden in Business-E-Mails an.

Gib zusätzliche Infos – aber teile nicht zu viel

Es hilft, ein paar zusätzliche Infos zu geben – zum Beispiel, wer dich während deiner Abwesenheit vertritt und wann du zurück bist. Mach es möglichst einfach und nenn den Namen sowie die Kontaktdaten klar und deutlich.

Du musst nicht erwähnen, warum du weg bist. Informationen zu Krankheit, Urlaub oder Sabbatical sind nicht nötig. Halte es einfach und professionell.

Out of Office Mail Vorlage – Standard

Verwende diese Vorlage als deine klassische out of office Mail auf Englisch.

Sie funktioniert in fast allen Situationen und bleibt professionell und klar.

Hello,

Thank you for your email. I’m currently out of office from [date] until [date] and won’t have access to my emails.

During my absence, my colleague [name] will be happy to help with your enquiry. You can reach them via email [email] or phone [number].

I’ll get back to you as soon as I can when I return.

Kind regards,

Out of office Mail Vorlage – Telefonisch erreichbar

Diese Vorlage eignet sich, wenn du nur kurz abwesend bist oder auf Geschäftsreise. Sie zeigt, dass du telefonisch erreichbar bist – aber nicht immer sofort antworten kannst.

Hello,

Thank you for your email. I’m currently out of the office from [date] until [date] with limited access to my emails.

If you need to reach me quickly, send me a quick text or give me a call: [phone number].

I’ll get back to you as soon as I can when I return.

Kind regards, 

Lynn

Out of office Mail Vorlage – Auf der Messe

Diese Vorlage passt, wenn du auf einer Messe oder einem Branchenevent unterwegs bist. Sie zeigt, dass du während des Events nur eingeschränkt auf E-Mails zugreifen kannst – und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, sich vor Ort zu treffen.

Dear Jane,

Thank you for your email. I’m currently at the [event] in [city]  from [date] until [date] with limited access to my emails.

If you are at the [event], do give me a call on [phone] or contact me on LinkedIn [link to LinkedIn profile]. It would be great to meet you in person.

For other enquiries, please contact my colleague [name] via email [address] or phone. They will be happy to help.

I’ll get back to you as soon as possible when I return.

Kind regards, 

Lynn 

Bereit für Inhalte, die keine Ferien brauchen?

Eine gut geschriebene out of office Mail auf Englisch macht einen professionellen Eindruck und sorgt dafür, dass sich deine Kundinnen nicht ignoriert fühlen. Mit den Vorlagen oben verpasst du garantiert keine wichtigen Geschäftschancen.

Wenn du professionelle englische Abwesenheitsnotiz-Vorlagen für dein gesamtes Unternehmen brauchst, melde dich gern. Ich bin eine muttersprachliche englische Texterin in Deutschland – mit langjähriger Erfahrung in Marketing und Kommunikation.